POLÍTICA DE TRATAIMIENTO DE DATOS

GENERALIDADES

El presente documento establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de CORPORACION PROMOTORA DE ACCESO A LA JUSTICIA “CORPROJUSTICIA” (en adelante, “la Entidad”); dando cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. En esta Política de Tratamiento de Datos Personales se describen los mecanismos por medio de los cuales la Entidad garantiza un manejo adecuado de los datos personales proporcionados; dicho manejo se regirá en especial por el siguiente:

CLAUSULADO

Capítulo I

Aspectos generales

ARTÍCULO 1. El responsable. CORPORACION PROMOTORA DE ACCESO A LA JUSTICIA “CORPROJUSTICIA” es una entidad privada sin ánimo de lucro identificada con el NIT. 901.512.328-6, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. en la dirección avenida carrera 70 # 49-15; con el correo electrónico administrativo@corprojusticia.org, el teléfono 3102346081 y 3102319025.

ARTÍCULO 2. Objeto. Este manual (en adelante, “el Manual”) tiene como objetivo formalizar las políticas de tratamiento de datos personales informando los procedimientos, principios, políticas y mecanismos de seguridad ejecutables por la Entidad para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales de terceros, en cumplimiento de lo dispuesto en la normatividad aplicable.

ARTÍCULO 3. Normatividad. El Manual fue elaborado en consideración a las disposiciones establecidas en los Artículos 15 y 20 del Capítulo I del Título II de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”; en especial lo previsto en el literal K) del Artículo 17, así mismo el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

ARTÍCULO 4. Definiciones Legales. En el presente se tendrán como definiciones las siguientes, según lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

  • Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  • Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
  • Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.
  • Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un Receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra fuera o dentro del país.
  • Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y /o el Tratamiento de los datos.
  • Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

ARTÍCULO 5. Definiciones del Manual. Se tendrán como términos definidos los siguientes:

  • Usuario o Cliente. Persona natural o Contacto que adquiere, utiliza o potencialmente adquiriría los servicios ofrecidos y prestados por la CORPORACION PROMOTORA DE ACCESO A LA JUSTICIA “CORPROJUSTICIA”
  • Registro en la Base de Datos que contiene Datos Personales de Personas Naturales vinculadas a las diferentes Personas Jurídicas con los cuales se relaciona la CORPORACION PROMOTORA DE ACCESO A LA JUSTICIA “CORPROJUSTICIA” Canales de Captura. Plataformas o mecanismos a través de los cuales la Entidad realiza la recolección de Datos Personales.

Capítulo II

De los Derechos del Titular

ARTÍCULO 6. Derechos del Titular. El presente Manual establece como exigibles los siguientes derechos en cabeza de todo Titular, de conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

a) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
b) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
c) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. La lista del literal anterior debe entenderse de manera enunciativa y no limitativa pues se entienden por Derechos del Titular todos aquellos conferidos por la Legislación Colombiana y las normas internacionales de aplicación en el País;
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución;
e) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
f) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Capítulo III

De los Deberes y Obligaciones de la Entidad

ARTÍCULO 7. Como responsable. De conformidad con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 el Responsable está obligado a cumplir con los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 8. Como Encargado. De conformidad con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 cuando la Entidad actúe como Encargado está obligado a cumplir con los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos por la Ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Capítulo IV

Tratamiento de la Información

ARTÍCULO 8. Canales de Captura. La Entidad realizará la recolección de Datos Personales mediante los mecanismos que se enuncian a continuación:

  • Escrito: Es el medio a través del cual de manera física y presencial la Entidad, en el desarrollo de su objeto social, realizará la recolección de Datos Personales.
  • Virtual:   Mecanismo a través del cual la Entidad, utilizando medios tecnológicos no presenciales habilitados previamente, que a la fecha son: la Pagina Web, realizará la recolección de Datos Personales, de acuerdo con los principios de esta política.

ARTÍCULO 9. Campos de captura de la información. La recolección de datos personales por parte de la Entidad se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos.

ARTÍCULO 10. Autorización de captura. Entiéndase por Autorización el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. Toda Autorización debe contener la información que será recolectada sobre el Titular, así como todas las finalidades del Tratamiento para las cuales se obtiene.

ARTÍCULO 11. Utilización de los Datos. El uso que la Entidad dará a los Datos Personales recolectados estará siempre sujeto a los principios de protección de Habeas Data consagrados en la Ley y, solo se entenderán autorizados los usos contemplados en este Manual, para lo cual dichos usos son:

  • Identificación del Titular para la prestación de servicios y la atención de solicitudes en los canales de atención de la Entidad.
  • Actualización de Datos.
  • Implementación de campañas comerciales.
  • Invitación a eventos.
  • Respuesta y seguimiento a la gestión de Peticiones de todo tipo.
  • Estadísticas, Investigaciones, estudios de mercado y evaluaciones de satisfacción.
  • Envío de información comercial, educativa, de importancia para el servicio.
  • Conocimiento del consumidor.
  • Generación de estadísticas y reportes.
  • Compartirla con terceros relacionados.
  • Seguimiento a cotizaciones y ventas.

ARTÍCULO 12. Autorización de Captura y Tratamiento. Entiéndase por Autorización el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. Toda Autorización debe contener la información que será recolectada sobre el Titular, así como todas las finalidades del Tratamiento para las cuales se obtiene. También existirá Autorización mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización de Tratamiento para un fin específico. En ningún caso el silencio será asimilado a una conducta inequívoca.

Capítulo V

Medidas de Seguridad

ARTÍCULO 13. Medidas de Seguridad. La Entidad para el cuidado de los Datos Personales de terceros obtenidos a través de los Canales autorizados por este Manual, ha dispuesto las medidas de seguridad que usa e implementa en relación con su información propia y que permiten concluir razonablemente que cuenta con adecuados modelos de gestión documental y protección de información para cumplir adecuadamente con sus obligaciones legales en relación con el cuidado y custodia de información de terceros.

ARTÍCULO 14. Procedimientos. La Entidad cuenta con diferentes plataformas de software a través de las cuales, previo cumplimiento de las políticas de seguridad, administración y custodia permite el acceso a personal autorizado y realiza el Tratamiento de los Datos.   

Capítulo VI

Procedimiento de Atención de Peticiones, Consultas Y Reclamos

ARTÍCULO 15. Consultas. La Entidad atenderá las consultas sobre la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos que administre; así mismo, suministrará a estos la información contenida que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta, en su domicilio principal o del registro de su solicitud en los Canales de atención previamente señalados. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 16. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las Bases de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o en este Manual, podrán presentar un reclamo ante la Entidad, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles el registro asociado al Titular pasará a un estado inactivo, y se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”; además tendrá asociado un registro de Solicitud del Cliente tipo Reclamo que permita observar el motivo de este. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el Reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 16. Canales de atención. La consulta o reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al correo electrónico: administrativo@corprojusticia.org y debe incluir lo siguiente:

  • Identificación del Titular.
  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo o consulta.
  • Dirección de notificaciones y respuestas.
  • Los documentos o pruebas que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En el caso en que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Capítulo VII

Modificaciones del manual y vigencia

ARTÍCULO 17. La compañía se reserva la facultad de hacer modificaciones sobre el presente manual cada vez que a su juicio lo considere necesario, sin embargo, dichas modificaciones serán comunicadas a los terceros a través de un medio idóneo.

 ARTÍCULO 18. Vigencia. El presente manual será aplicable a las Bases de Datos personales de las cuales la Entidad es Responsable y/o Encargado y su vigencia será a partir del trece (13) de marzo de 2025.

Las Bases de Datos y el Manual tendrán un período de vigencia indeterminado, siempre que la Entidad continúe la prestación de sus servicios.

Se expide a los trece (13) días del mes de marzo de 2025.

 

CORPORACION PROMOTORA DE ACCESO A LA JUSTICIA “CORPROJUSTICIA”
NIT: 901.512.328-6